Ainda que algumas mudanças em relação ao procedimento tenham acontecido no decorrer dos anos, não há nenhuma atividade que não necessite aperfeiçoar-se. O que justifica essa afirmação é o fato de o procedimento envolver pessoas, burocracia e consequente demanda inerente a uma Universidade pública desse porte. A partir disso, o grupo sugere algumas propostas para que o processo esteja cada vez menos burocrático e ágil. É importante dizer que o procedimento já foi reestruturado. Nosso grupo tem plena consciência das melhorias já feitas, portanto, destacamos apenas alguns aspectos como prognóstico:
- Padronização das Capas: a padronização em qualquer procedimento é essencial . Sugerimos que o nome da espécie seja indicado, o assunto, o setor, o trâmite e datas. Encontramos vários processos com algumas dessas identificações, outros sem nenhuma. É importante que se padronize e que o processo não seja individualmente personalizável para cada colaborador. A numeração dos processos poderia incluir o código para o assunto (nesse caso, contratação) e também para as unidades (DGP, por exemplo), o que facilitaria a recuperação da informação, numa consulta rotineira, por exemplo.
- Termo de Encerramento do Processo: muitas vezes, quando líamos o processo, nos dava a impressão de um processo inacabado. Às vezes, a finalização seria o currículo dos candidatos anexo, outras vezes com um despacho para o departamento, ou seja, fica a cargo dos leitores interessados descobrir onde o processo acaba por meio da imaginação. Por isso, sugerimos que haja um termo de encerramento do processo para identificar e realmente finalizar o procedimento.
- Classificação na Origem: a documentação do DGP está sendo totalmente tratada pela Equipe do CEDOC. São vários metros de documentos acumulados desde a criação da UnB. Os documentos de seleção estão incluídos nessa massa documental acumulada. Se tivessem sido classificados na origem, já saberíamos que os documentos de seleção de professores temporários que não possuem os requisitos necessários para a destinação permanente já estariam perto de eliminação. Portanto, a classificação na origem é um prognóstico importante e essencial para os documentos.
- Ordem de Armazenamento: Alguns processos que analisamos, continham documentos fora de ordem e, muitas vezes, faltando vários anexos. Já que temos um trâmite padronizado, a ideia é que a ordem também seja padronizada e que nenhum documentos esteja faltando, afinal, são obrigatórios para que o processo de seleção seja concluído.
- Indicação visível do tipo de Seleção: a Seleção Simplificada não é feita somente para professores Substitutos, há seleção para professores adjunto, auxiliar, assistente, dentre outros. Por isso, é importante que na capa do processo seja indicado para qual professor a seleção é voltada. Essa indicação facilita o processo de classificação porque não quando se examina o documento a primeira vista já sabe-se de que tipo de professor se trata. Identificamos que, muitas vezes, isso não acontece.
Acreditamos que essas melhorias trarão visibilidade, confiabilidade, clareza e melhor entendimento do funcionamento do procedimento. São melhorias para os colaboradores responsáveis, para os Arquivistas que receberem a documentação futuramente, para os envolvidos na discussão da seleção, para os candidatos e para o próprio usuário o qual terá o acesso facultado.
