Existem três pontos principais que o grupo identificou como sendo prognósticos essenciais para o estudo de documentos contemporâneos: compilação do trâmite, definição de responsabilidade pelo procedimento e uso hierárquico de menor poder. Cabe dissipar esses conceitos para melhor visualização e identificação de melhorias para os documentos contemporâneos.
Compilação do trâmite: identificamos, ao analisar os processos, que houve uma diminuição de partes envolvidas no processo de seleção. Essa diminuição é favorável para os documentos contemporâneos diminuindo a burocracia quanto ao tempo de resposta, diminuição das funções dos colaboradores, otimização dos resultados da organização como um todo e controle do processo por ter menos partes envolvidas.
Definição da Responsabilidade pelo Procedimento: quando define-se os responsáveis por qualquer função, espera-se que haja um planejamento por parte do responsável. Esse planejamento deve promover segurança ao procedimento e padronização, o que tornam o procedimento consideravelmente eficaz e eficiente.
Uso hierárquico de menor poder: Inerente a definição dos responsáveis pelo procedimento está a posição hierárquica a qual esses responsáveis estão inseridos. O fato da criação do DMTA/DGP ter desafogado a Vice-Reiroria de uma função é válida porque cria uma interdependência de instâncias maiores. Portanto, concluímos que para os documentos inseridos na gestão de processos contemporâneos deve existir independência de níveis hierárquicos muito altos.
Os pontos apresentados são necessários para que haja definições em relação às hierarquias, as competências dos atores envolvidos no trâmite e empoderamento, que baseia na delegação de poderes de decisão, autonomia e participação dos funcionários na administração das empresas, desafogando as altas autoridades de decisões que podem ser tomadas por níveis inferiores, capacitados e instruídos.
