Ainda que estejamos plenamente envolvidos com a Universidade durante o período de graduação, a rotina universitária não é suficiente para nos fazer compreender a infinidade de procedimentos aos quais a Universidade de Brasília está inserida e por si só é responsável. A possibilidade de dissipar as atividades, entender o funcionamento, quem é responsável, porque é responsável e todas as peculiaridades da administração de uma universidade pública causa espanto devido a grandiosidade de colaboradores envolvidos bem como a infinidade de procedimentos burocráticos a serem seguidos fielmente.
Como graduandos, tivemos que pensar em como chegar a esses documentos e, principalmente, como entendê-los. A partir da amostragem, no CEDOC, encontramos os documentos até 1999 e identificamos cada memorando, cada carimbo, cada pessoa responsável e seus devidos cargos, todos os documentos anexos necessários, enfim, tudo que pudesse nos guiar a identificação do trâmite. O efeito da identificação foi o próprio mapeamento, ou seja, nosso objetivo final, além do fato dessa identificação ter nos guiado para a criação e planejamento da normatização. Entendemos, então, que a principal etapa para o mapeamento de um procedimento/atividade é entendê-la em seu contexto.
Por essa razão, focamos nossas tarefas nas análises dos documentos que se encontram no Cedoc, para examiná-los sob a ótica tipológica, observando suas características enquanto documentos tipológicos ao mesmo tempo em que nos atentamos para analisar seu contexto administrativo contextualizando em suas atribuições, competências, funções e atividades da entidade geradora/acumuladora.
A partir desse estudo, elaboramos uma análise que expomos nesse trabalho final, assim como elaboramos uma proposta de melhoria a partir da criação de instrumentos normativos, capazes de regulamentar o trâmite, com sugestões de etapas para otimizar os procedimentos identificados.
