O trabalho final do grupo é a elaboração do quadro diagnóstico e a proposta de normatização para os documentos da seleção simplificada para contratação de professor substituto da Universidade de Brasília, tendo por base a análise do trâmite que ocorria e a que é feita atualmente.
Os resultados aqui apresentados são frutos de reuniões em que o grupo teve a oportunidade de conhecer a documentação e os formulários, debatendo sobre modelos de análises tipológicas e diplomáticas além da proposta de instrumento normativo que regule a tramitação com a finalidade de criação de processos, onde possa ser possível mapear o percurso em todas as unidades, de forma padronizada.
Importante se faz conhecer alguns conceitos que norteiam o trabalho, por essa razão, procurou-se fazer um levantamento de alguns termos sob o ponto de vista de diversos autores tendo-se nessas leituras o embasamento teórico que direcionou a execução do trabalho.
Segundo Bellotto (2002), as análises diplomáticas e tipológicas preocupam-se respectivamente com “o estudo formal do documento diplomático, quando considerado individualmente, e no estudo de suas relações com o contexto orgânico de sua produção e de atuação dos enunciados de seu conteúdo” (p. 11). Para ela, o documento diplomático é o “registro legitimado, do ato administrativo ou jurídico, consequência, por sua vez, do fato administrativo ou jurídico” (p. 17). A tipologia documental, segundo a autora, é “a ampliação da diplomática em direção à gênese documental, perseguindo a contextualização nas atribuições, competências, funções e atividades da entidade geradora/acumuladora” (p. 19).
Tamoy apud Ruipérez (2007) define documento diplomático “a materialização por escrito de um ato ou de um negócio, em virtude do qual se cria, se modifica ou se extingue uma determinada situação jurídica (p. 16, tradução nossa).
Para Fuster apud Ruipérez, documento de arquivo é “toda expressão testemunhal em qualquer língua, forma ou suporte, geralmente em exemplar único, de caráter autêntico, objetivo e imparcial, essencialmente administrativo e/ou jurídico, gerado em qualquer data, de forma automática e espontânea, conservado íntegro em forma original, indivisível, seriado ou unidos a outros de sua espécie por um vínculo originário e necessário, interdependente ou inter-relacionado, formando parte de um fundo ou conjunto orgânico, produzido, recebido e acumulado, como resultado do processo natural da atividade ou gestão de uma pessoa ou entidade pública ou privada, em cumprimento de suas funções ou fins jurídicos e/ou administrativos e conservados como prova, informação ou continuidade de gestão” (p. 20, tradução nossa).
O trâmite do documento é fundamental para que se faça a análise diplomática, por isso é necessário que se conheça a estrutura organizacional, entendo-se as hierarquias das unidades bem como suas relações.
